仕事の生産性を上げるための心構え


①過程や頑張った感に惑わされない
 仕事のできる人ほど目的と結果に着目し、目標も逆算して達成に向けて考えるものです。
 うまくいかない時や失敗した時も、その原因について前もって立てていた目的と結果と照らし合わせて考えるのが基本です。
 ですから、できる人を真似をするなら日頃から、目的、結果、目標、達成する、成し遂げる、などの言葉を意識し、口にして、癖付けするとよいです。

 いわゆる「できる人」と言われる人は、上司から与えられたり設定されたりした目標だけでは我慢できずに、自分の実力にふさわしいより高い目標を、自分で勝手に設定している傾向が高いそうです。
 さらに、目的が達成できれば必要以上に過程に重きを置かず、例えば役員から決済を得るにしても、受注して売上に繋げるにしても、段取りを計画するにしても、資料を作るにしても、必要最低限の内容やステップ数を見積もっているものです。

 悪く言えば「結果さえ出せればそれでいい」とも言えますが、 あくまでも結果や目的の達成を優先し、わざわざ手の込んだものにしていないだけで、基本としては「そこに必要なステップは最も簡素なものでよい」と割り切っているのです。
 決して手抜きではなく負荷を少なくする意味で「できるだけ楽をできないか」とか、「必要最低限のステップ」とか、「達成までの最短距離」などと考えているし、実際ほぼその通りに動くのです。
 もちろん「結果さえ出せればそれでいい」を言葉の通りに実行してしまうと乱暴になるため手痛いしっぺ返しを被るリスクがありますから、時と場合によってアプローチの仕方が変えるのが当然です。

 これに対して、物事の過程を重視し過ぎたり、失敗したけどみんなで力を合わせて頑張った、などの部分にばかり着目して結果が伴わないままでいると、その他大勢になってしまいやすいということです。

 


②自分の弱みを見せる
 仕事のできる人ほど、自分の弱みをさらけ出して仕事をする傾向が高く、オープンな性格でアクティブに動き回る人が多いと言われる。
 逆に言えば、ナメられるのが嫌だからと弱みや欠点を見せないようにしたり、必要以上に誇張したり自分を大きく見せようとすることはしないということです。

 会社であれば、社内の人とはだいたい接点を持っておくとか、その分野に詳しい人を知っておくとか、盤石なポジションにいる人つ仲良くしている、ということです。
 なぜそうしているのかというと、目的の達成のためにはどうしても自分一人の力だけではできないことがあったり、他の人との協力が不可欠になることがある、ということを分かっているからです。

 例えば新たな資料を作るにしても、自分の席に座って一人だけで一日向き合うよりも、少しでも気になる点があるならキーマンや分かりそうな人の所に行って積極的に意見を聞いた方がいいですし、それは自分の知識を上げるだけでなく、仕事の上でも問題の解決や目的の達成に繋がっていくものです。

 「できる人」と言われる人たちが、周りがアッと驚くような成果を出したり、他人の心を見抜く魔法が使えるかのように見えるのは、別に特別な能力があるわけではなく、ただシンプルに何度も何度も確認しているだけであることがほとんどなのです。

 だから、現段階で2~3割ぐらいの完成度の資料であっても、「自分のやっていることは完璧ではない」ということと、「目的は相手からYesを引き出すこと」ということを自覚しているので、めげずに何度でも確認しに行くのです。

 その確認のやり方やコミュニケーションの取り方一つをとっても、次のような傾向が高いと言われます。


  ・相手を否定せずに、開いての意向を最大限尊重する
  ・コミュニケーションの多くの時間を笑顔で過ごしている
  ・小さなことでも指摘してくれたことには感謝の発言をしている
  ・自分の意見を述べる場合、その前の相手の発言を肯定している


 何事でも、目的を達成するための一番最初の段階から100%の状態ということありませんし、すべてを分かって把握して思うままに物事を進めていくということは、まずできるものではないでしょう。
 その意味では「自分の状態は(今のところ)不完全である」という弱みを曝け出しながら、キーマンや分かっている人を仲間として引き込みつつ仕事を進めていくことこそが大切なのです。
 美しい資料も確かに大切ですが、「完成するまで一人でパソコンの前に張り付いたまま、他は何も進捗無し」という状態であってはいけませんし、もし変なプライドを持っているとしたら、それは持つだけ損なのです。

 


③意識ややる気をあてにしない
 仕事のできる人ほど意識よりも行動、やる気よりも仕組みを改善するものです。
 意識よりも、小さなことでいいから行動を変えたほうがよいし、その結果として意識が変わってくれば尚良い、と考える傾向が高いそうです。

 ①で、できる人を真似をするための意識について書きましたが、意識するだけではそのうち忘れてしまいますから、口にして(行動に移し)、癖付けする(意識が変わる → やがて意識しなくても当たり前の行動もしくは習慣となる)していくということまで書いています。

 また、やる気のような感情は不安定ですから、目標達成のための要素に「やる気があるかどうか」を含めないようにすることです。
 含めると、やる気を作るための過程が一つ加わり、行動のための行動となってしまい、無駄です。
 それよりも、やる気がなくても確実に前に進むように仕組み化したり、より具体的になるように言語化したり数値化して設定していく方がよいのです。


 例えば、次のような言葉を使っている箇所は、改善してみるとよいかもしれません。

 ・集中して作業する
  → 作業時間を30分刻みにする

 ・プロジェクトを達成するためにチームの情報を共有する
  → 仕事の進捗段階や〇〇%の進み具合に応じてチームにフィードバックする時間を設ける

 ・新規顧客を訪問する意識を上げる
  → 既存顧客訪問回数の1.5倍、新規顧客を訪問する。

 ・全体の残業時間を減らすため、働き方改革を意識する
  → 定時の18時になったら仕事を切り上げ、帰る姿を部下に見せる


 また、できる人はこうしたことを実際の業務や行動に活かす確率が高い反面、失敗することも多いです。
 しかし当人たちは、これらの失敗や挑戦を「ただの実験の一つ」として捉えていて、意識だけが高いスローガンを打ち立てるのではなく、実際に行動に起こしたり示したりしていくことに重きを置いているのです。

 慣れてしまえば自然にできることでしょうが、結果を出したり、目的の達成をしたり、取り掛かる物事や行動に具体性を持たせるためには、ぼんやりとしたままはっきりしていない物事や、状態、感情、感覚などを、もう一段階はっきりさせようとしていくことが大切なのです。